Covers
Jij bepaalt wat er moet staan. Covers regelt wie er staat.
Minder plannen, appen en puzzelen. Meer tijd voor je team, je gasten en je zaak.
Wie kan er zaterdag? Wie neemt die open dienst? Wie vervangt een afmelding? En kloppen aan het eind van de week alle uren?
Je team geeft zelf door wanneer het kan. Covers vult het rooster, brengt open diensten bij de juiste mensen en laat je team het ruilen onderling regelen. Jij houdt de controle. Ook uren, loonkosten, fooi, documenten en mededelingen regel je vanuit dezelfde app.
Geen demo-afspraak nodig. Hieronder zie je precies wat Covers voor je doet — en wat het kost.
De zaak opzetten
Alles begint bij het instellen.
En dat is meestal precies het deel waar je tegenop ziet: namen overtypen, functies aanmaken, het rooster van vorige week naspelen. Een avond werk voordat je er iets voor terugkrijgt.
Bij Covers begint het met een foto.
Je team, van een foto.
Maak een foto van de lijst die je toch al hebt — een print, een uitdraai, het vel dat in het kantoor hangt. Covers leest hem uit en zet je team klaar. Jij loopt de namen na en klikt op akkoord.
Meer dan een naam, een e-mailadres en wat iemand kan heeft Covers niet nodig om te beginnen. Loon, contract en de rest komen later, als je ze nodig hebt.
Wie kan wat.
Functies maak je zelf aan: shiftleader, bar, host, keuken, afwas — wat er bij jou op de vloer staat. Per medewerker vink je aan wat diegene kan.
Twee dingen bepalen hoe je rooster eruitziet.
De rest doet Covers, maar deze twee zet jij.
- Voorrang per functie. Als het krap wordt, welke plek moet dan sowieso bezet zijn? Een shiftleader wel. Een runner desnoods niet.
- Voorkeursvolgorde per medewerker. Wat doet iemand het liefst? Youssef kan shiftleader én bar, maar staat het liefst achter de bar. Covers houdt daar rekening mee zolang het rooster het toelaat.
Beschikbaarheid
Je team geeft zelf door wanneer het kan.
Vanaf nu vult iedereen zijn eigen beschikbaarheid in, op zijn telefoon, in een paar tikken.
Een dag, een tik.
Tik op een dag en kies: hele dag, middag, avond, of je eigen tijden. Toepassen, opslaan, klaar. Wie die dag niet kan zet er niet beschikbaar op.
Wat leeg betekent, bepaal jij.
Niets ingevuld kan twee dingen betekenen, en dat verschilt per zaak. Je kunt leeg laten tellen als niet beschikbaar óf als beschikbaar — dat laatste is vriendelijker voor wie het formulier weleens vergeet. Maar een expliciete niet beschikbaar blokkeert altijd, hoe je de schakelaar ook zet.
En wat een middag is, bepaal je ook zelf. In het ene café is dat half twaalf tot zes, in het andere twaalf tot acht. Je stelt het één keer in, en daarna bedoelt iedereen in jouw zaak hetzelfde.
De vaste week
Zo ziet jouw week eruit.
Je weet nu wie er werkt en wanneer ze kunnen. Wat er nog mist is de week zelf: welke diensten er staan, van hoe laat tot hoe laat. Die zet je één keer neer.
Of je stuurt gewoon het rooster dat je nu draait.
Nog een foto.
Dezelfde truc als bij je team, nu voor je week. Stuur een screenshot van je oude rooster naar de assistent. Hij leest de diensten en de tijden eruit en maakt er een template van.
Je krijgt het eerst te zien. Klopt er iets niet, dan pas je het aan voordat je het opslaat.
Of je bouwt hem zelf.
Klik een functie aan, tik op de dag, en er staat een dienst. Tijd erin en klaar. Eén dag is genoeg — die kopieer je naar de rest van de week, en wat afwijkt pas je daarna aan.
Wat je team heeft doorgegeven.
Je ziet per medewerker wat er is ingevuld: hele dag, vanaf vijf uur, of het middagtijdvak dat jij hebt ingesteld. Bladeren door je team is bladeren door je week.
Aanpassen doe je niet. Beschikbaarheid is van de medewerker zelf — moet er iets anders, dan vraag je of ze het in hun eigen app wijzigen.
Rooster vullen
En dan de knop.
De week staat klaar, je team heeft doorgegeven wanneer het kan. Deze week moeten er vijfentachtig diensten gedraaid worden. Template erop, vullen, klaar — er staan er tweeëntachtig, in de tijd die je nodig hebt om koffie in te schenken.
Hoe koos hij dat?
Eén plek verschuift er drie.
Zaterdagavond, één runner-plek, en twee mensen die dat het liefst doen.
Isa krijgt de runner-plek.
Zij doet het het liefst, en die avond kan ze.
Robin schuift naar host.
Runner is zijn eerste keuze, maar die plek is nu weg. Host kan hij
ook.
Anouk gaat de zaal in.
Zij staat het liefst op host — en die twee plekken zijn nu vol.
Wijkloper is haar tweede.
Dit is één plek in één week. Covers doet het voor alle vijfentachtig tegelijk.
Open diensten
Wat open blijft, hoef je niet rond te bellen.
Iedereen ziet alleen de diensten waarvoor hij gekwalificeerd is. Eén tik op overnemen en hij staat in zijn rooster.
En je kunt het aantrekkelijk maken.
Blijft er iets liggen? Zet er een beloning op — punten, een toeslag per uur, of een vast bedrag. Op de telefoon staat hij er meteen bij.
Waar die punten heen gaan.
Punten sparen door naar brons, zilver en goud. Wat een mijlpaal oplevert bepaal je zelf: een bonus, of een gesprek over het uurloon.
Ruilen
Je team regelt het onderling. Jij houdt het laatste woord.
Fleur biedt haar donderdag aan. Tim accepteert. En dan komt hij bij jou te liggen — accepteren verplaatst de dienst nog niet.
Aangeboden aan jou.
Je ziet precies wat je krijgt en wat je weggeeft, met datum, tijd en functie. Accepteren of afwijzen, meer is het niet.
En dan pas wisselen de diensten.
De ruil komt op jouw scherm te staan met wacht op manager erbij. Jij keurt goed, met een berichtje als je dat wil. Pas dan verhuizen de diensten echt.
Ziek melden
Alleen voor wat er nu aankomt.
Ziek melden kan voor een dienst die binnen 48 uur begint. Verder vooruit is het geen ziekmelding maar verlof, en dat loopt via een andere weg. Een medewerker ziet alleen wat hij kan kiezen.
Alleen de diensten die eraan komen.
Tim werkt donderdag, vrijdag én zaterdag. In zijn lijst staan alleen de eerste twee — zaterdag valt buiten de 48 uur en verschijnt dus niet.
De zin erboven schrijf je zelf.
Elke zaak heeft een andere mening over ziek melden op zaterdagmiddag. Bij ons staat er: let op, op deze korte termijn blijf je verantwoordelijk voor deze dienst. Wat er bij jou staat, bepaal jij.
De dag afsluiten
Wat er stond en wat er werkelijk gewerkt is.
Zelden precies hetzelfde. Je ziet per persoon wat er gedraaid is, met pauze en netto uren. Klopt het, dan bevestig je de hele dag in één klik. Klopt er iets niet, dan pas je die ene regel aan.
En je team ziet hetzelfde.
Iedereen ziet zijn eigen maand: wat bevestigd is, wat nog wacht, en welke regels jij hebt aangepast — die zeggen aangepast, niet stilletjes. Klopt er iets niet, dan zetten ze er zelf een vlaggetje bij.
Fooi
De pot tel je bij het afsluiten.
In hetzelfde scherm waar je de dag net hebt bevestigd. Aan het eind van de periode staat het er: per dag wat er binnenkwam en wie het invoerde, en daaronder de verdeling met de uren ernaast.
Wel loon, geen fooi.
Marleen en Pieter hebben die week gewerkt en staan niet in de verdeling. Bij hun functie staat deelt niet mee. Bijna elke zaak heeft iemand die niet meedeelt — hier vink je dat één keer aan.
Wat een week kost
Wat het rooster zou kosten, en wat het werd.
Per medewerker, met tarief en uren ernaast. Vorige week: €9.057,95 gepland, €8.793,05 werkelijk, €264,90 onder de planning.
Loonstroken en documenten
Alles op één plek.
Loonstroken, jaaropgaven en contracten zijn persoonlijk: iedere medewerker ziet alleen zijn eigen documenten. Sluitlijsten, schoonmaakinstructies en huisregels zijn juist voor het hele team.
Wie wat moet kunnen lezen, vink je aan.
De papieren van één collega.
Onder elk document staat of het al geopend is. Je ziet dus of iemand zijn loonstrook heeft bekeken, zonder ernaar te vragen.
En wat het hele team leest.
Die staan onder Documenten, los van de persoonlijke papieren onder Administratie. Een loonstrook kan dus niet per ongeluk bij het team belanden.
Mededelingen
En je ziet wie het gelezen heeft.
Iets dat iedereen moet lezen stuur je naar het hele team of naar wie jij kiest. Wie het nog niet las krijgt een klokje, wie het wel las een vinkje met de minuut erbij. “Dat heb ik niet gezien” zul je dus nog zelden horen.
De assistent
Vragen stellen, of zeggen wat er moet gebeuren.
"Zijn we vrijdag volledig bezet?" — "Vul die maar." De assistent leest je live gegevens en kan diensten aanmaken, de planner draaien en vervanging zoeken. Je krijgt alles eerst te zien: er gebeurt niets tot jij ja zegt.
En hij zegt zelf wat hij niet doet.
Ik kies nooit zelf wie er werkt — de planner doet elke indeling. Dat staat er in zijn eerste bericht, en nog een keer zodra hij een gat heeft gevuld. Wie waar komt te staan is geen taalmodel maar een berekening, binnen de rusttijden en de functies.
Ook voor je team.
"Ik kan zaterdag niet werken." De assistent zoekt op wie die dienst kan draaien en biedt hem aan — en tot iemand hem aanneemt blijft de dienst gewoon van jou.
Wat je zelf aanzet
Je krijgt niet wat je niet wilt.
Beloningen, fooi, administratie, documenten, het agenda-abonnement en het tweede roostergebied. Wat je uitzet verdwijnt uit het menu — voor jou én voor je team.
Prijs
Eén prijs, per actieve medewerker.
Geen pakketten. Geen onderdelen die pas in een duurder abonnement zitten. Je betaalt alleen voor wie die maand ook echt gewerkt heeft — een rustige winter kost je dus minder dan een volle zomer.
- De hele app: alle veertien hoofdstukken hierboven
- Zoveel medewerkers in het systeem als je wilt
- Maandelijks opzegbaar
- Een eigen omgeving per zaak
Genoeg om een heel seizoen te draaien voordat je beslist. Daarna €5,50, en je kunt elke maand stoppen.
Kies voor Covers.
Mail ons de naam van je zaak en hoeveel mensen er werken. Je krijgt een eigen omgeving, ingericht op hoe jij draait. Drie maanden voor €4,— per actieve medewerker, daarna €5,50, maandelijks opzegbaar.
Ontwikkeld en getest in de praktijk. Gemaakt voor de horeca.
Of mail zelf naar info@getcovers.nl